Informationen zur Registrierkassenpflicht

Informationen zur Registrierkassenpflicht

Hier finden Sie Informationen zur Aufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht, die laufend erweitert werden.

Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Aktuell: Erlass zur Registrierkassenpflicht veröffentlicht

Der Erlass zur Registrierkassenpflicht wurde vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht.
Er sieht unbürokratische Regelungen für die betroffenen Betriebe vor, zudem ist unter anderem eine Übergangsphase betreffend finanzstrafrechtliche Konsequenzen bei Nichterfüllung der Registrierkassen und Belegerteilungspflicht im ersten Halbjahr 2016 festgelegt. Nach der Begutachtungszeit konnten noch Nachbesserungen im Sinne der Wirtschaft erreicht und alle offenen technischen Fragen gemeinsam geklärt werden.

Mit der Registrierkassenpflicht sollen Schwarzumsätze und Abgabenverkürzungen bekämpft werden, um so faire Rahmenbedingungen für einen wettbewerbsfreundlichen Wirtschaftsstandort für die heimischen Unternehmerinnen und Unternehmer zu schaffen.

Fragen & Antworten

Auf dieser Seite finden Sie erste Informationen in Form von „Fragen und Antworten“ zur allgemeinen Registrierkassenpflicht, die mit 1. Jänner 2016 in Kraft tritt sowie zum Entwurf Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), die mit 1. Jänner 2017 umgesetzt werden soll. Darüber hinaus die Verordnung des Bundesministers für Finanzen über Erleichterungen bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, bei der Registrierkassenpflicht und bei der Belegerteilungspflicht (Barumsatzverordnung, BarUV 2015).
Die Inhalte werden von uns parallel zum legistischen Prozess laufend erweitert.

Registrierkassen-Codebeispiele zu den Detailspezifikationen der Sicherheitseinrichtung

Registrierkassen sind gemäß § 131b BAO (BGBl. I Nr. 118/2015) durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Die technischen Detailspezifikationen dieser Sicherheitseinrichtung sind in der Anlage der Anfang September 2015 zur Notifikation gemeldeten Registrierkassensicherheitsverordnung beschrieben und wurden mittlerweile über Codebeispiele für eine Übernahme bzw. Kontrolle aufbereitet. Die Codebeispiele sind frei verfügbar.

Registrierkassen-Codebeispiele

Werde ich (finanzstrafrechtlich) im ersten Halbjahr 2016 bestraft, wenn ich meine Barumsätze nicht mittels elektronischer Registrierkasse erfasse?

Wird die Registrierkassenpflicht in der Zeit vom 1. Jänner 2016 bis 31. März 2016 nicht erfüllt, wird dies keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen (vgl. § 25 Finanzstrafgesetz (FinStrG)) haben. Die Abgabenbehörden und deren Organe werden keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen setzen, sondern vielmehr die Unternehmerinnen und Unternehmer proaktiv unterstützen.

Wird die Registrierkassenpflicht in der Zeit vom 1. April 2016 bis 30. Juni 2016 nicht erfüllt, sind keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu erwarten, wenn der Unternehmer/die Unternehmerin Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen kann (wie beispielsweise: Anschaffung einer Registrierkasse aufgrund Lieferschwierigkeiten durch einen Kassenhersteller nicht möglich; Installation der notwendigen Software war mangels notwendiger fachlicher Beratung durch IT-Servicefachmann nicht rechtzeitig möglich; erforderliche Einschulung des Unternehmers und seiner Erfüllungsgehilfen war nicht zeitgerecht durchführbar).

Die Verfolgung und Bestrafung von Hinterziehungen und Verkürzungen von Abgaben bleibt für beide Zeiträume davon unberührt.

Allgemein

Was versteht man unter der Registrierkassenpflicht?

Unter der Registrierkassenpflicht versteht man die Verpflichtung, alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen.

Diese Verpflichtung besteht generell bei Überschreiten der Grenzen des § 131b Abs. 1 Z.2 Bundesabgabenordnung (BAO) ab 1. Jänner 2016 (siehe BGBl. I 118/2015).

Ab 1. Jänner 2017 ist die Registrierkasse mit einer technischen  Sicherheitseinrichtung zu versehen. Details dazu finden Sie in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV).

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Sie gilt für Unternehmer, die betriebliche Einkünfte erzielen (Einkunftsarten § 2 Abs. 3 Z.1 bis 3 Einkommensteuergesetz (EStG) 1988), ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 Euro je Betrieb im Jahr überschreiten.

Beispiele: Ärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Rechtsanwälte, Notare, Land- und Forstwirte, Apotheke, Lebensmittel- und Buchhandel, Gastronomie- und Hotelbetriebe, u.a.

Warum brauchen wir jetzt die Registrierkassenpflicht?

Zur Bekämpfung von Schwarzumsätzen und zur Hintanhaltung von Abgabenverkürzungen, zur Herstellung von Wettbewerbsgleichheit zwischen den Unternehmern.

Was versteht man unter einer Registrierkasse?

Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen.

Welche Voraussetzungen muss die Registrierkasse zwischen 1. Jänner 2016 und 1. Jänner 2017 erfüllen?

Ab 1. Jänner 2016 muss der Unternehmer eine Registrierkasse führen, die den Vorgaben der Kassenrichtlinie (KRL 2012) entspricht, seine Bareinnahmen mit dieser erfassen und Belege ausstellen, die den Anforderungen des § 132a BAO entsprechen.

Ab 1. Jänner 2017 muss die Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein. Die Details werden in einer technischen Verordnung (Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)) näher geregelt.

Mein Betrieb überschreitet 2015 die Grenzen, ab wann brauche ich eine Registrierkasse?

Die verpflichtende Nutzung einer Registrierkasse zum Zweck der Losungsermittlung besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden, jedoch frühestens ab 1. Jänner 2016.

Beispiele

Monatlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im September 2015 oder früher die Umsatzgrenzen: Registrierkassenpflicht ab 1. Jänner 2016.

Vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im November 2015 die Umsatzgrenzen: Registrierkassenpflicht ab 1. April 2016.

Ab wann fällt die Registrierkassenpflicht weg, wenn die Umsatzgrenzen unterschritten werden?

Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände (bspw. geplante Betriebsaufgabe) absehbar, dass die Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, so fällt die Registrierkassenpflicht gemäß § 131b BAO mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg
(§ 8 BarUV 2015).

Beispiel für den Wegfall:

Es besteht ab dem Jahr 2016 Registrierkassenpflicht. Der Gesamtumsatz im Jahr 2017 beträgt 12.000 Euro (Registrierkassenpflicht besteht auch 2017), es ist jedoch absehbar, dass auch 2018 die 15.000 Euro Grenze nicht überschritten werden wird, daher besteht bereits ab 1.1.2018 keine Registrierkassenpflicht mehr.

Unabhängig davon bleiben Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht weiterhin bestehen.

Was passiert, wenn ich keine Registrierkasse nutze? Wird es Sanktionen geben, wenn ein Unternehmer seine Kasse nicht zeitgerecht aufrüstet bzw. keine Registrierkasse anschafft?

Wird ab 1. Jänner 2016 keine Registrierkasse genutzt oder verfügt die Registrierkasse ab 1. Jänner 2017 nicht über die technische Sicherheitseinrichtung, ist dies als Finanzordnungswidrigkeit strafbar (§ 51 Abs. 1 lit. c Finanzstrafgesetz (FinStrG); Strafrahmen bis 5.000 Euro Strafe).

Weiters führt dies nach § 163 BAO zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen und kann zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAO durch die Abgabenbehörde führen.

Wer kontrolliert, ob die Kassen den neuen Standards entsprechen?

Ob Kassen verwendet werden bzw. die Kassen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wird durch die Organe der Abgabenbehörde kontrolliert.

Welche Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht gibt es?

Die Details sind in der Barumsatzverordnung (BarUV 2015) näher geregelt werden. Die vorgesehenen Erleichterungen betreffen:

  • Umsätze im Freien – (so genannte „Kalte Hände“- Regelung; bis 30.000 Euro Jahresumsatz, auf öffentlichen Straßen, Plätzen ohne Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten, beispielsweise Maronibrater, Christbaumverkäufer)
  • Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (beispielsweise kleine Feuerwehrfeste)
  • Warenausgabe- u. Dienstleistungsautomaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro (beispielsweise Zigarettenautomat, Tischfußballautomat)
  • Fahrausweisautomaten
  • Onlineshop (keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungsempfänger)

Muss ich eine Registrierkasse mitnehmen, wenn ich meine Leistung außerhalb der Betriebsstätte erbringe?

In der Barumsatzverordnung (BarUV 2015) sind Erleichterungen bei der zeitlichen Erfassung der Barumsätze für so genannte „mobile Gruppen“ festgelegt worden. Darunter versteht man Unternehmer, die ihre Leistungen außerhalb der Betriebsstätte erbringen.

Beispiele: (Tier-) Arzt, Friseur, Masseur, Reiseleiter, Fremdenführer. Diese müssen keine Registrierkasse mitführen, sondern können bei Leistungserbringung einen Beleg ausstellen und die Belegdurchschrift bei Rückkehr an die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub nachträglich erfassen.

Wie hoch sind die Kosten für eine neue Registrierkasse?

Die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer „einfachen“ Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem werden voraussichtlich 400 bis 1.000 Euro betragen.

Wird diese Anschaffung gefördert bzw. ist die Anschaffung steuerlich absetzbar?

Für die Anschaffung/Umrüstung kann eine Prämie von 200 Euro mit der jährlichen Steuerklärung im Beilagenformular E 108c beantragt werden. Darüber hinaus besteht eine unbegrenzte Absetzbarkeit der Kosten im Jahr der Anschaffung.

Kann die Prämie schon jetzt beantragt werden?

Die Prämie kann je nach Anschaffungszeitpunkt, jedoch frühestens mit der Steuererklärung 2015 geltend gemacht werden. Im Zuge der Veranlagung erfolgt dann die Gutschrift auf dem Abgabenkonto.

Was bedeutet die Belegerteilungsverpflichtung für den Unternehmer?

Der Unternehmer hat über jede empfangene Barzahlung einen Beleg, der den Anforderungen des § 132a Abs. 3 BAO entspricht, auszufolgen. Diese Verpflichtung besteht ab 1. Jänner 2016 unabhängig vom Jahresumsatz und vom Betrag der Barzahlung. Erleichterungen regelt die Barumsatzverordnung.

Was bedeutet die Belegerteilungsverpflichtung für den Kunden?

Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.

Gibt es Konsequenzen bei der Nichteinhaltung der Belegerteilungsverpflichtung für den Unternehmer?

Die Nichtausfolgung eines Belegs stellt eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG dar (Strafrahmen bis 5.000 Euro).

Gibt es Konsequenzen bei der Nichteinhaltung der Belegentgegennahmeverpflichtung für den Kunden?

Die Nichtentgegennahme bzw. Nichtmitnahme des Belegs durch den Kunden hat keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen, allerdings ist eine Kontrolle durch Organe der Abgabenbehörde möglich. Im Zuge der Kontrolle ist eine Mitwirkungspflicht des Kunden gegeben.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht und Möglichkeit der vereinfachten Losungsermittlung

Was versteht man unter Umsätzen im Freien und welche Unternehmen kann das betreffen?

Unter Umsätzen im Freien versteht man Umsätze, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden.

In diesen Fällen kann der Unternehmer, soweit keine Einzelaufzeichnungen geführt werden, die eine Losungsermittlung ermöglichen, die Losungsermittlung mittels Kassasturz durchführen. Voraussetzung ist weiters, dass der Jahresumsatz die Grenze von 30.000 Euro je Betrieb nicht überschreitet.

Unter öffentlichen Orten versteht man allgemein zugängliche Orte, Plätze, etc. ohne Einschränkung auf einen bestimmten Personenkreis (Beschränkungen in Form von Eintrittsgebühren, beispielsweise bei Strandbad oder Tiergarten, sind nicht schädlich.)

Unter festumschlossenen Räumlichkeiten, die dem Unternehmer zugeordnet werden können, sind feste Gebäude bzw. Räume (z.B. Geschäftslokale, Werkstätten, Lagerhallen) zu verstehen. Darunter fallen auch „fahrbare“ Räumlichkeiten (z.B. Taxis, Verkaufsbusse), „schwimmende“ Räumlichkeiten (z.B. Schiffsrestaurants) und „fliegende“ Räumlichkeiten (z.B. bei Verkäufen in Flugzeugen). Fest umschlossen ist eine Räumlichkeit dann, wenn sie auf keiner Seite vollständig offen ist, oder wenn sie eine dem Verkauf dienende Öffnung (Fenster) aufweist.

Ein Umsatz wird in Verbindung mit einer fest umschlossenen Räumlichkeit ausgeführt, wenn einerseits das örtliche Naheverhältnis zur fest umschlossenen Räumlichkeit und andererseits auch der einzelne Umsatz in Verbindung mit einer fest umschlossenen Räumlichkeit durchgeführt wird (bspw. Umsätze im Gastgarten vor dem Gasthaus). Derartige Umsätze fallen nicht unter die Ausnahmebestimmung des § 2 der BarUV.

Wenn die „Umsätze im Freien“ in großen festumschlossenen Räumlichkeiten z.B. Einkaufzentren, Bahnhofshallen getätigt werden und diese Räumlichkeit nicht dem einzelnen Unternehmer zuzuordnen ist, kann die Erleichterung iSd § 2 Abs. 1 in Anspruch genommen werden (beispielsweise Zeitungsverkäufer in Bahnhofsgebäude).

Beispiele für Umsätze im Freien:

  • Beförderung von Personen mit Fiakern oder Pferdeschlitten
  • Verkäufe im Freien (bspw. Christbäume, Kränze, Blumen, Maroni, Speiseeis),
  • Verkäufe vom offenen Pickup oder Pritschenwagen (bspw. von Obst und Gemüse),
  • Verkäufe vom im Freien stehenden Verkaufstischen (bspw. von Andenken, Neujahrsartikel),
  • Verkäufe aus offenen Verkaufsbuden (Jahrmärkte, Christkindlmarkt),
  • Ausschank unter Schirmen und Zeltdächern im Freien (Schneebar, Schischirme)

Bis zu einem Jahresumsatz von 30.000 Euro je Betrieb ist weder eine Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht gegeben.

Klarstellend ist anzuführen, dass bei Überschreiten eines Jahresumsatzes von 30.000 Euro mit Beginn des viertfolgernden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem die Umsatzgrenze erstmalig überschritten wurde, die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht eintritt
(§ 2 Abs. 2 BarUV 2015).

Welche Veranstaltungsumsätze sind von der Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht ausgenommen?

Ausgenommen von der Registrierkassen –, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht sind Umsätze von unentbehrlichen Hilfsbetrieben abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften (z.B. Sportvereine, Kunstvereine, Betriebe gewerblicher Art von Körperschaften öffentlichen Rechts, gesetzlich anerkannte Religionsgemeinschaften) die bspw. im Rahmen von Veranstaltungen (bspw. Sportveranstaltungen eines Sportvereines, Ausstellung eines Kunstfördervereines, Theateraufführung eines Theatervereins, ) erzielt werden.

Ein unentbehrlicher Hilfsbetrieb liegt vor, wenn die Umsätze unmittelbar der Erreichung des begünstigten Zweckes dienen und dieser Zweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann (§ 45 Abs. 2 BAO).

Durch die neue Barumsatzverordnung sind weiters Umsätze von entbehrlichen Hilfsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigen Körperschaften ausgenommen, die unter den nachstehenden Voraussetzungen erzielt werden:

  • Umsätze im Rahmen von geselligen Veranstaltungen der Körperschaft, die einen Zeitraum von insgesamt 48 Stunden im Kalenderjahr nicht übersteigen
  • Die Organisation der Veranstaltung (Planung und Mitarbeit während der Veranstaltung), sowie eine allfällige Verpflegung der Besucher der Veranstaltung wird durch Mitglieder der Körperschaft oder deren nahe Angehörige durchgeführt bzw. bereitgestellt. Es darf dabei allerdings die Verpflegung nicht durch einen Betrieb (z. B. Gastwirtschaft) eines Mitglieds der Körperschaft oder dessen nahe Angehörigen bereitgestellt und verabreicht werden.
  • Bei Auftritten von Musik- oder anderen Künstlergruppen werden nicht mehr als 1.000 Euro pro Stunde für die Durchführung der Unterhaltungsdarbietungen verrechnet.

Ein entbehrlicher Hilfsbetrieb liegt vor, wenn die durch den Betrieb erzielten Überschüsse der Förderung der begünstigten Zwecke dienen. (§ 45 Abs. 1 BAO)

Beispiele für Veranstaltungsumsätze von entbehrlichen Hilfsbetrieben, die die unter die BarUV fallen:

  • Pfarrfeste
  • Feuerwehrfeste zur Finanzierung von Feuerwehr-Ausrüstung

Unter welchen Bedingungen unterliegen Warenausgabe- u. Dienstleistungsautomaten der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungsverpflichtung?

Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die vor dem 1. Jänner 2016 in Betrieb genommen wurden („Altautomaten“) sind – soweit sie den Anforderungen der §§ 131b und 132a BAO nicht entsprechen – bis 31. Dezember 2026 von der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ausgenommen. Ein Nachrüsten solcher Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten (z. B. zwingender Belegausdruck bei bisheriger Kundenwahlmöglichkeit – bspw. Tankautomaten) ist daher vor dem 1. Jänner 2027 nicht erforderlich. Insoweit der Einzelumsatz 20 Euro nicht übersteigt, ist ein Nachrüsten für Altautomaten nicht erforderlich (§ 9 Abs. 2 BarUV).

Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten („Neuautomaten“), die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen werden und bei denen der Einzelumsatz 20 Euro nicht übersteigt, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden und besteht weder Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht (§ 4 BarUV). Insoweit der Einzelumsatz 20 Euro übersteigt, gilt die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ab 1. Jänner 2017 (§ 323 Abs. 45 BAO).

Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, bei denen der Einzelumsatz 20 Euro nicht übersteigt:

  • Tischfussballautomaten (Wuzzler),
  • Musikautomaten (Jukebox),
  • Flipper,
  • Dartautomaten,
  • Personenwaagen,
  • Aussichtsfernrohre,
  • Münzprägeautomaten,
  • aber auch Zigarettenautomaten, Kaffeeautomaten, Garderobeautomaten und Imbissautomaten

Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, wo der Einzelumsatz 20 Euro übersteigt:

  • Tankautomaten
  • Andere hochpreisige Waren- und Dienstleistungsautomaten

Unterliegen Fahrausweisautomaten der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht?

Fahrausweisautomaten für die Beförderung im Personenverkehr, unterliegen nicht der Registrierkassenpflicht, wenn die vollständige Erfassung der einzelnen Fahrausweise gewährleistet ist, ist damit auch die Einzelaufzeichnungspflicht erfüllt.

Eine gesonderte Belegerteilungsverpflichtung ist nicht gegeben. Der ausgedruckte Fahrschein gilt als Beleg, wenn er den Anforderung des § 132a BAO entspricht.

Unterliegen Onlineshops der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht?

Betriebe

  • bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungserbringer erfolgt und
  • denen im Wege einer Online-Plattform abgeschlossene Vereinbarungen zugrunde liegen,

sind hinsichtlich der Umsätze bei denen die o.a. Kriterien zutreffen, von der Registrierkassenpflicht nach
§ 131b BAO ausgenommen (§ 6 BarUV 2015).

Unter Online-Plattform ist jeder Web-Auftritt zu verstehen, der durch elektronische Datenübertragung eine unmittelbare Geschäftsbeziehung zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger abwickelt. Es ist dabei erforderlich, dass ein verbindliches Rechtsgeschäft im Rahmen dieser Online-Plattform abgeschlossen wird.

Die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht bleibt davon unberührt.

Besteht bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht?

Nach § 131b BAO bezieht sich die Registrierkassenpflicht nur auf die betrieblichen Einkünfte im Sinne des § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988.

Demnach unterliegen Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nicht der Registrierkassenpflicht (bspw. Privatzimmervermietung), die Abgrenzung zu gewerblichen Einkünften ist in diesem Zusammenhang zu beachten.

Die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht bleibt davon unberührt

Praktische Beispiele zur Aufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht

Welche Auswirkungen haben Teilzahlungen (Teil auf Ziel, Teil in bar) auf die Registrierkassenpflicht?

Wird die Lieferung oder sonstige Leistung teilweise per Erlagschein und teilweise in Bar bezahlt, so zählt die Barzahlung als Barumsatz für die Registrierkassenpflicht und damit auch für die Grenze von 7.500 Euro.

Beispiel:

Für die Leistung eines Installateurs wird eine Anzahlung in Höhe 4.000 Euro in Bar geleistet. Nach Abschluss der Lieferung und Montage – der gesamte Rechnungsbetrag beträgt 10.000 Euro – wird der Restbetrag von 6.000 per Erlagschein überwiesen.

Die Anzahlung in Höhe von 4.000 Euro zählt als Barumsatz für die Registrierkassenpflicht und damit auch für die Grenze von 7.500 Euro.

Wie sind durchlaufende Posten in der Registrierkasse zu behandeln?

Durchlaufende Posten zählen nicht zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO).

Durchlaufende Posten sind Beträge, die im fremden Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt und als solche dem Kunden gegenüber auf einer Rechnung (einem Beleg) eindeutig ausgewiesen werden (beispielsweise Rezeptgebühr, Kur- und Ortstaxe, Gerichtsgebühren, KFZ-Zulassungsgebühren, etc.).

Es besteht Einzelaufzeichnungspflicht, aber keine Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO.

Die Konsumation beim Gastwirt wird nur einmal wöchentlich bezahlt, wie ist das zu behandeln?

Ein Kunde konsumiert laufend bei einem Gastwirt und bekommt einmal wöchentlich eine Abrechnung.

Wird diese Abrechnung mit Erlagschein überwiesen, liegt kein Barumsatz im Sinne des § 131b Abs. 1 Z 3 BAO vor; wird die Abrechnung wöchentlich bar bezahlt, liegt ein registrierkassenpflichtiger Barumsatz im Sinne des § 131b Abs. 1 Z 3 BAO vor.

Wie sind der Verkauf und das Einlösen von Gutscheinen im Zusammenhang mit der Registrierkasse zu behandeln?

Der Verkauf von Gutscheinen zählt im Zeitpunkt des Verkaufs nicht zum Barumsatz und ist daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen.

Der Gutschein stellt eine Verbindlichkeit des Unternehmers gegenüber dem Kunden dar. Es besteht Einzelaufzeichnungspflicht, aber keine Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO.

Die Einlösung des Gutscheins gilt als Barzahlung und ist registrierkassenpflichtig. Es besteht bei der Einlösung der Gutscheine auch Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht.

Ist eine betragliche Untergrenze für die Belegerteilungspflicht vorgesehen?

Grundsätzlich muss für jeden Barumsatz ein Beleg im Sinne des § 132a BAO ausgestellt werden. Dies gilt auch für Kleinstbeträge wie beispielsweise 50 Cent. Es gibt daher keine betragliche Untergrenze für den einzelnen Barumsatz.

Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht sind nur für folgende Barumsätze gegeben:

  • Umsätze im Freien („Kalte Händeregelung“),
  • Umsätze von unentbehrlichen Hilfsbetrieben und bestimmten entbehrlichen Hilfsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigen Körperschaften und
  • bei bestimmten Waren- und Dienstleistungsautomaten (siehe §§ 2 bis 4 BarUV 2015)

Wie ist vorzugehen, wenn ein Angestellter der Belegerstellungspflicht nicht nachkommt?

Der/die Angestellte ist Erfüllungsgehilfe und sein Handeln ist dem Unternehmer zuzurechnen.

Gilt die Registrierkassenpflicht auch für Ärzte?

Einkünfte selbständiger Ärzte fallen unter die betrieblichen Einkunftsarten des § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988 und damit auch unter die gesetzlichen Bestimmungen  des § 131b BAO.

Für „Leistungen außerhalb der Betriebsstätte“, wie beispielsweise Hausbesuche des Arztes, sind Erleichterungen (siehe § 7 BarUV 2015) für die zeitliche Erfassung der Barumsätze vorgesehen. Für diese Barumsätze ist ein Beleg auszustellen, der unmittelbar nach Rückkehr in die Betriebsstätte in der Registrierkasse zu erfassen ist.

Behandlung von „Kassenärzten“

Leistungen der Kassenärzte an ihre Patienten, die mit den Krankenkassen verrechnet werden, erfolgen in der Regel in einer (nachgängigen) Sammelrechnung an die Krankenkasse. In diesem Fall liegen keine Barumsätze vor, weder zwischen Arzt und Patienten noch zwischen Arzt und Krankenkasse.

Behandlung von Ärzten mit Privatordination

Wenn Leistungen von Ärzten bar bezahlt werden (beispielsweise Privathonorar) und die Barumsätze die Umsatzgrenzen des § 131b BAO übersteigen, ist Registrierkassenpflicht gegeben.

Wird die Honorarnote nicht unmittelbar bar bezahlt, sondern später beispielsweise mit Erlagschein überwiesen, liegt kein Barumsatz vor. Im Hinblick auf die „ärztliche Verschwiegenheitspflicht“ ist festzuhalten, dass weder bei der Registrierkassenpflicht noch bei den Beleginhalten personenbezogene Daten (z. B. Name des Patienten) aufscheinen müssen.

Wie sind Hausapotheken zu behandeln?

Rezeptpflichtige Verkäufe aus der Hausapotheke stellen durchlaufende Posten dar, zählen damit nicht zum Barumsatz und sind bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht.

Was gilt für Hausbesuche von Ärzten, Masseure, etc.?

Für Hausbesuche (von Ärzten, Masseuren, Physiotherapeuten, etc.) sind Erleichterungen für sogenannte „Mobile Gruppen“ hinsichtlich der zeitlichen Erfassung dieser Barumsätze mittels Registrierkasse vorgesehen (§ 7 BarUV 2015).

Das bedeutet, es muss keine Registrierkasse mitgeführt werden. Bei Leistungserbringung ist ein Beleg auszustellen und die Belegdurchschrift bei Rückkehr an die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub nachträglich zu erfassen. Es besteht Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht.

Wie sind Inkassounternehmen im Hinblick auf die Registrierkassenpflicht zu behandeln?

Inkassobüros, die für Dritte offene Rechnungsbeträge in Bar kassieren, fallen hinsichtlich dieser Umsätze aus nachstehenden Gründen nicht unter die Registrierkassenpflicht:

  • weil es sich nicht um einen Barumsatz handelt
  • weil keine Leistungsbeziehung zwischen dem Inkassobüro und dem Schuldner besteht

Wie ist bei der Zustellung per Nachnahme vorzugehen?

Paketzusteller, die Nachnahmelieferungen durchführen, fallen hinsichtlich dieser Nachnahmeumsätze nicht unter die Registrierkassenpflicht.

Bei der Nachnahme erfolgt keine unmittelbare Warenausgabe durch den leistenden Unternehmer und keine unmittelbare Gegenleistung (Bezahlung) durch den Leistungsempfänger, da diese Leistungen der Paketzusteller ausführt bzw. entgegen nimmt.

Beim Paktzusteller besteht Einzelaufzeichnungs-, aber keine Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO für diesen Nachnahmeumsatz. Üblicherweise wird der Paketzusteller jedoch über den empfangenen Geldbetrag eine Quittung ausstellen.

Unterliegen Gemeinden der Registrierkassenpflicht?

Sind Gemeinden oder andere Körperschaften öffentlichen Rechts hoheitlich tätig, fallen sie hinsichtlich dieser Umsätze nicht unter die Registrierkassenpflicht.

Wenn Gemeinden im Rahmen von Betrieben gewerblicher Art unternehmerisch tätig werden, wie beispielsweise durch den Betrieb eines Hallenbades, fallen sie mit diesen Umsätzen unter die Registrierkassenpflicht, wenn die diesbezüglichen Grenzen überschritten werden.

Ist für die Grenzen bei der Registrierkassenpflicht der Netto- oder Bruttoumsatz maßgeblich?

Die Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 und § 131 Abs. 4 Z 1 BAO bemessen sich nach dem Nettoumsatz analog den §§ 1 Abs. 1 Z 1 iVm § 4 Abs. 10 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Vorgehensweise bei „Selbstbedienungsumsätzen“

Unter Selbstbedienungsumsätzen werden Umsätze verstanden, bei denen der Kunde die Ware selbst entnimmt und anschließend durch Geldeinwurf in eine Kassabox bezahlt.

Diese Umsätze sind wie Automatenumsätze zu behandeln. Aus Vereinfachungsgründen ist nur eine vereinfachte Losungsermittlung durch Auszählung und Aufzeichnung des Inhaltes der Kassabox durchzuführen.

Beispiele:

  • Selber Blumen pflücken/schneiden
  • Selber pflücken von Obst (bspw. Erdbeeren) und Gemüse (bspw. Kürbisse)
  • Selbstbedienung von einem offenen Stand gegen Einwurf in eine Box
  • Selbstbedienung bei der Sonntagszeitung
  • Nutzung präparierter Langlaufloipen

Bezieht sich die Grenze von 30.000 Euro Jahresumsatz nur auf Umsätze im Freien?

Die Grenze von 30.000 Euro (§ 2 Abs. 1 BarUV 2015) bezieht sich auf alle Umsätze des Betriebes, sowohl auf Umsätze in Verkaufsräumen, als auch auf Umsätze im Freien.

Sind Belege für durchlaufende Posten, Gutscheine etc. zu signieren?

Durchlaufende Posten und der Verkauf von Gutscheinen stellen keinen Barumsatz dar und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO).

Werden (freiwillig) Belege mittels Registrierkasse ausgestellt, müssen diese den Anforderungen an Registrierkassenbelege entsprechen. Diese sind als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null-Umsatz) und ab 1. Jänner 2017 zu signieren.

Was bedeutet „handelsübliche Bezeichnung“ im Zusammenhang mit der Belegerteilungspflicht?

Bezeichnungen für Waren und Dienstleistungen, die den Erfordernissen einer Rechnung gem. § 11 UStG entsprechen, genügen jedenfalls auch im Zusammenhang mit der Belegerteilungspflicht. In Hinblick darauf, dass die Belegerteilungspflicht auch für Geschäfte zwischen Unternehmen und Letztverbrauchern die Ausstellung von Belegen verlangt, ist es zulässig, dass die „handelsübliche Bezeichnung“ weniger detailliert ist, als sie für eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, erforderlich ist. Damit wird vermieden, dass den Unternehmen im laufenden Betrieb unzumutbare Belastungen auferlegt werden.

Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie zB. Speisen/Getränke, Obst, Lebensmittel, Textil-, Reinigungs- und Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Fachliteratur, Wäsche, Werkzeuge usw. ist aber auch im Sinne des § 132a BAO nicht zulässig. Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können.

Beispiele für handelsübliche Warenbezeichnungen

Branche Zulässige Warenbezeichnung
nach § 11 UStG
Zulässige Warenbezeichnung
nach § 132a BAO
Keine zulässige Warenbezeichnung
nach § 132a BAO
Blumengeschäft Rosen, Tulpen, Nelken Schnittblumen, Topfblumen, Gehölz Blumen
Bekleidungsgeschäft Latzhose blau, Gr. 52
Windjacke grün, Gr. 50
Hose
Jacke
Kleidung
Elektronikgeschäft Marke und Typ des Handys Mobiltelefon Elektronikgerät
Obstgeschäft Golden Delicious Äpfel
Williams-Christbirne
Äpfel
Birne
Obst
Friseur Schuppenshampoo
Herrenschnitt
Shampoo
Haarschnitt
Haarpflegeprodukt
Friseurleistung
Bäcker Handsemmel, Semmel
Vollkornbrot
Semmel, Brot Backwaren
Trafik Zigaretten oder Zigarren bestimmter Marken Zigaretten
Zigarren
Rauchwaren
Fleischerei/
Bauernmarkt
Salami
Beiried vom Rind
Wurst
Rindfleisch
Fleischwaren
Schuhgeschäft Laufschuhe bestimmter Marken
Pumps
Sneakers
Sportschuhe
Damenschuhe
Schuhe
Baumarkt Holzschrauben
Blechschrauben
Holzhammer
Fäustel
Schrauben
Hammer
Eisenwaren
Werkzeug
Würstelstand Käsekrainer
Orangensäfte bzw. Biere mit Markenbezeichnung
Würstel
Orangensaft
Bier
Wurstware
Getränk
Gasthaus Frittatensuppe
Wiener Schnitzel mit Pommes frittes
Apfelstrudel
Suppe
Schnitzel
Strudel
Vorspeise
Hauptspeise
Nachspeise

Auf Wunsch des Kunden ist jedoch für umsatzsteuerliche Zwecke eine Rechnung mit der handelsüblichen Bezeichnung im Sinne des § 11 UStG auszustellen.

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